Serwis

Moduł CDN OPT!MA Serwis dedykowany jest dla firm zajmujących się działalnością serwisową. Umożliwia rejestrację zdarzeń dotyczących zleceń serwisowych oraz planowanie pracy serwisantów.

Moduł odpowiada potrzebom małych punktów serwisowych. W zależności od potrzeb firmy w module CDN OPT!MA Serwis można:

  • prowadzić kartoteki urządzeń serwisowanych (w podziale na rodzaje),
  • swobodnie opisywać urządzenia serwisowane cechami (atrybutami), w tym również obowiązkowymi (np. wymagane jest podanie numeru seryjnego),
  • rejestrować wszystkie przyjmowane w firmie zlecenia serwisowe (zrealizowane i "w toku") i opisywać cechami,
  • harmonogramować zadania i rejestrować wykonane czynności (zlecenia są albo od razu przydzielane konkretnemu serwisantowi, albo trafiają do kolejki zgłoszeń oczekujących skąd serwisanci pobierają je dla siebie - w zależności od zasad obsługi serwisu w danej firmie),
  • szybko wyszykiwać zlecenia i zadania przeterminowane lub na dziś,
  • rejestrować historię realizacji napraw (wraz z rejestracją czasu trwania) oraz wykorzystanych części,
  • bezpośrednio z poziomu zlecenia wystawić fakturę/ paragon na wykonaną usługę (wymagany moduł Faktury),
  • w przypadku zleceń związanych z wyjazdem do Klienta istnieje możliwość zarezerwowania czasu w terminarzu.

Moduł CDN OPT!MA Serwis może współpracować z modułem CDN OPT!MA Faktury (w zakresie wystawiania faktur) oraz z modułem magazynowym CDN OPT!MA Handel (w zakresie pobierania części z magazynu). Jednak moduły te nie są wymagane do funkcjonowania modułu serwisowego (jeżeli Użytkownik nie posiada modułów handlowo-magazynowych to funkcje przekształceń do dokumentów handlowych i magazynowych nie będą dostępne). Użytkownicy, którzy posiadają moduł CDN OPT!MA Analizy, mają możliwość raportowania informacji gromadzonych w module CDN OPT!MA Serwis. Dostępne są następujące zestawienia:

  • analiza czynności wg serwisantów,
  • wykonane czynności w zadanym okresie,
  • najczęściej pobierane części,
  • najczęściej wykonane czynności.

Użytkownik może definiować własne statusy zleceń, które ułatwiają filtrowanie listy i kontrolę realizacji zlecenia.

Formularz zlecenia składa się z pięciu zakładek:

  • Ogólne - zawiera wszystkie informacje ogólne dotyczące zlecenia.
  • Czynności - na zakładce tej Użytkownik może określić czynności do wykonania dla danego zlecenia serwisowego lub wprowadzić notatki.
  • Części - zawiera informacje o wykorzystanych częściach. Z poziomu tej zakładki Użytkownik może pobierać części potrzebne do realizacji zlecenia dokumentem MM lub utworzyć zamówienie u dostawcy na wskazane części.
  • Atrybuty - zawiera informacje o atrybutach przypiętych do zlecenia, za pomocą których można wpisać charakterystyczne cechy danego zlecenia (numer seryjny, dane techniczne samochodu itp.).
  • Dokumenty - zawiera listę związanych ze zleceniem dokumentów.

Każda czynność, jaką należy wykonać w związku z realizacją zlecenia, może być przypisana do innego operatora. Użytkownik może określić sposób, w jaki ma być realizowana przez serwisanta dana czynność. Do wyboru są trzy możliwości:

  • niezależna - czynność, która może być zrealizowana w dowolnym momencie w trakcie realizacji zlecenia,
  • po wykonaniu poprzedniej - czynność, która może być zrealizowana dopiero gdy czynność poprzedzająca ją na liście zostanie wykonana,
  • wg terminu - czynność, która może być zrealizowana w podanym terminie.

W przypadku czynności wykonywanych w podanym terminie istnieje możliwość zarezerwowania czasu w terminarzu konkretnego operatora. Operatorzy mogą również filtrować na liście zlecenia, na których mają przypisane do realizacji czynności.

Na potrzeby obsługi modułu CDN OPT!MA Serwis należy utworzyć dedykowany magazyn serwisowy, na który mają być przesunięte części potrzebne do realizacji zlecenia (np. w firmie remontowo- budowlanej każda budowa może mieć odrębny magazyn serwisowy, na który będzie tworzyła zlecenia serwisowe i przesuwała potrzebne materiały). Pobierając części operator może zdecydować, które z nich mają być fakturowane, a które pozostają kosztem serwisowym i będą rozchodowane dokumentem wewnętrznym RW.

Dla potrzeb kosztorysowania można wyliczyć wartość netto i brutto czynności (usług) i części wpisanych na danym zleceniu.

Wraz z zamykaniem zlecenia Użytkownik ma możliwość tworzenia dokumentów handlowo - magazynowych. Ogólnie fakturowanie zlecenia polega na tworzeniu:

  • dokumentu RW na części nie podlegające fakturowaniu,
  • dokumentu WZ na części podlegające fakturowaniu,
  • dokumentu FA/ PA, zawierającego części z dokumentu WZ oraz wszystkie usługi cennikowe z zakładki czynności.